De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio, todas las sociedades mercantiles y/o autónomos que operen en España tienen la obligación de presentar informes sobre su actividad. Estos informes son los libros de contabilidad y algunos deben presentarse en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa tenga su domicilio social. Existen diferentes tipos por eso, en este post te contamos en qué consisten los libros contables y cuántos modelos hay.
¿Qué es el libro contable?
Los libros contables son documentos que reflejan las actividades económicas, financieras y contables de una empresa en un ejercicio fiscal. Los libros contables se utilizan para que, tanto empresas como autónomos, puedan llevar una contabilidad ordenada y transparente, permitiéndoles llevar un control de todas las operaciones administrativas y comerciales ordenadas cronológicamente. A través de los libros contables podemos entender el funcionamiento económico-financiero de cualquier compañía.
Además, es importante señalar que la contabilidad de la empresa la llevarán directamente los empresarios o personas debidamente autorizadas.
Libros contables: tipos
En un principio, todos los registros de los libros contables se realizaban en papel pero actualmente se aceptan los libros contables en formato digital, debido a las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías.
En cuanto al carácter de estos registros, podemos distinguir entre los libros contables de carácter obligatorio y los libros contables voluntarios.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios?
Los libros contables obligatorios son aquellos que recogen la información económica y financiera de una empresa que el ente legislador ha contemplado como de carácter obligatorio para las entidades mercantiles. Estos libros deben ser entregados en el Registro Mercantil cuatro meses después del cierre del ejercicio. Dentro de esta categoría podemos encontrar tres modelos de carácter obligatorio.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Al menos una vez al año la empresa debe realizar un inventario o registro de los bienes, derechos obligaciones y unidades monetarias. Este libro debe contener la siguiente información:
- Balance inicial detallado. En él se indican los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa al comienzo del ejercicio anual. Por lo tanto, este balance debe coincidir con el balance de cierre del ejercicio anterior.
- Balance de comprobación de sumas y saldos. Presenta todas las cuentas con saldo que tiene la empresa. Se debe realizar como mínimo, de forma trimestral.
- Inventario de cierre. Se detallan los distintos elementos que conforman el patrimonio de la empresa cuando cierra el ejercicio económico anual. Se incluyen los bienes y derechos con descripción, cantidad y valor.
El libro diario
La otra parte de los libros contables obligatorios es el Libro diario. Se trata de un registro, día a día, de todas las operaciones relativas a la actividad de una empresa. Se pueden hacer también anotaciones totales por períodos que no superen los tres meses siempre y cuando se detalle diariamente en libros o registros que se presentarán aparte.
¿Cuáles son los libros contables auxiliares?
Hay una serie de libros contables que las empresas no tienen obligación de presentar pero, que para un correcto funcionamiento de la misma, resultan útiles y mejoran su eficiencia. A diferencia de los libros obligatorios, estos no deben ser aprobados por los socios ni es necesario legalizarlos en el Registro Mercantil.
Libro mayor
El Libro mayor es el libro contable voluntario más común presentado por las empresas. Es un resumen de todas las cuentas contables y nos permite conocer, de una forma muy visual, su saldo.
Otros libros auxiliares
En la categoría de libros contables auxiliares podemos encontrar otros ejemplos como el libro de banco, que refleja los movimientos bancarios; el libro de caja, en el que se indican todos los movimientos de efectivo que se realizan en una empresa; y el libro de vencimientos, que detalla en orden cronológico el vencimiento de facturas a pagar y cobrar.
¿Cómo se legalizan los libros contables?
Una vez finalizado el ejercicio económico de una empresa, todos los libros contables obligatorios deben legalizarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que tiene domicilio la sociedad.
Los libros contables no pueden presentarse en el Registro Mercantil hasta pasados cuatro meses desde el cierre del ejercicio económico de la empresa. Lo más común es que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre y presente los documentos el 30 de abril del siguiente año. La presentación de los libros contables obligatorios y voluntarios se puede hacer de forma telemática a través de la página web de los Registradores de España.
La legalización de los libros contables y su presentación en el Registro Mercantil convierte la información en pública. Por lo tanto, cualquier persona física o jurídica puede solicitar la información de una empresa.
Las empresas y algunos autónomos tienen la obligación de legalizar y presentar la información relativa a su actividad económica de forma periódica para una mayor transparencia y fluidez de la información. Pero hacer este tipo de gestiones puede ser complicado y, para evitar que se realicen de forma errónea o que falte cualquier tipo de información, es recomendable acudir a profesionales que nos guíen.
En Asesoría Fiselaco llevamos más de 30 años acompañando a empresas y profesionales en todos los procesos relativos a su actividad económica-financiera. Para cualquier duda o gestión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de trabajar juntos!
